クラウドファイリング　Web Post

Web Post 運用のイメージ図 ☆データの送/受信のケース例☆ 1：企業の本社･支店･営業所･工場間へのデータやり取り 2：企業から取引先へのFAX・メール等データやり取り 3：金融機関から融資企業へのFAXデータやり取り 4：企業から消費者へのFAX・メール等のデータやり取り 5：山岳地や災害現場からのFAX・メール等のデータやり取り これらは従来 メールだとデータが大きいと送・受信不可だったり、 ＦＡＸなら白黒で画像つぶれがあったりしますし 通信環境が悪いと送受信不可です 最も重要な事は、誰にでも閲覧可能の状態であり、コンプライアンス上問題だということです。 ☆【Web Post】 は、サイトのＷＥＢ上でデータをやり取りするシステムです。 閲覧する際には、ＩＤ･パスワードの認証を求められます。 さらに、複合機でのデータの暗号化により、二重の認証セキュリテイとなっていますので安心です。 ☆☆複合機からアップした暗号化ファイル一覧はこちら！ ☆【Web Post】ってなに？ 『 Web Post 』(ウエブ・ポスト)は、ＶＡＮＴＥＣのオリジナルWEBファイリング・システムのひとつで、クラウド・コンピューティングを使った、文書･画像データのファイルの送信や保存及びそれらの利用方法のひとつです。 インターネット上でのコンピュータとの間でデータの共有を可能とする オンラインストレージサービスです。 ☆Web Post画面はココをクリック！ ＊ご注意：「iphone」「ipad」などのモバイルでＰＤＦ暗号化の 文書を閲覧する時は Adobe Reader(無償)がインストールされている必要があります。 お使いのモバイルＰＣについては、弊社ホームページＴＯＰ画面の 『ファイルを暗号化してアップ』欄で動作確認できます　⇓⇓　ｺｺ Web複合機からのアップのイメージ図 ☆『例』『 Web Post 』のアップの操作方法 専用Web複合機に ①原稿をセットし、 ②専用Web複合機に登録されたWeb Postアイコンをクリックし 　　（文書の暗号化をするときは、ここでパスワード入力） ③スタートボタンを押す これだけで、ホームページ上の『 Web Post 』フォルダに瞬時にアップロードされファイルが形成されます。 ☆「サイトへアップ！操作の流れ」・・・・・①原稿セット・・・・・②スタート・・・・・③Webサイトで確認・・・・・以上！・・・・・ ☆『Web Post』ファイル文書のセキュリティ 　　　　　　　　　＝利用者認証を強化＝ ☜また、ファイル文書を閲覧するためには、 　　1.【ユーザーＩＤ】 　　2.【ｐａｓｓｗｏｒｄ】 の入力が求められ、確認後　フォルダーの一覧画面が表示されますが、 この画面には、改ざん防止目的の【ＰＤＦファイル形式】と直接画面に画像表示される【ＪＰＥＧ形式】があります。 ☜【ＰＤＦファイル】には、暗号化をかける事ができます。 　暗号化されたファイルは、【ｐａｓｓｗｏｒｄ】で解除しなければ閲覧　することはできません。 このようにセキュリティーについても保全されていますので、安心してお使いいただけます。 ☜また、ホームページ上の画像やデータをプリントアウトするときはほとんどが一部しか写らなかったり、あるいはまったく表示も印刷もできないものがほとんどですが、ＰＤＦファイルの文書はそのままのプレビューで印刷されますので、利用価値が高いのも特徴です。 閲覧は２重のセキュリティーで保全され、任意の削除日の自動化もされていますので安心です。 ☆ファクシミリで情報送信していたお客様へ 　　＊《ファクシミリの問題点・・・》 1.文字がつぶれるので写りが汚く、写真などはほぼダメ！ 2.モノクロなので、カラー原稿を送っても黒ベタになってしまい、カラー情報のメリットがまったく活かせない！ 3.受信した情報を他へ転送するとまた、写りが悪くなる！ 4.受信した情報は、ファクシミリから出力された状態で第三者の目に触れるので、セキュリティーはゼロ！ 5.電子データとして保存できないので、綴じるファイル保存が増える！ 6.そのうち紛失してしまう。 《　正確で安全な情報伝達は・・・ 　　　　　　　　　ファクシミリから『Ｗｅｂ Ｐｏｓｔ』へ　》 VANTECはこちら！ ☆文書の種類　一口メモ☆ ☆文書の種類　一口メモ☆ ☑帳簿類 　 企業活動の根幹とも言うべきもので、法律により保存を義務付けられています。これまではすべて紙の状態で保存することが義務付けられていましたが、平成10年3月に「電子帳簿保存法」（正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）が制定され、電子保存が認められました。この法律では、平成11年度から実施することが認められていましたが、コンピュータの2000年問題との関係で手がまわらず、導入が遅れた会社もあったようです。 これまでは法律で決められていたため、大量の帳簿をコンピュータから打ち出し、支店や営業所にトラック一杯の帳簿書類を毎月配送し、通常は使わないためそのまま倉庫に保管していた企業もありました。これらの書類の電子保存が認められたため、コンピュータ用紙の売上が急減し、また保管を請け負っていた倉庫業者についてもその量が減り、大きな影響を受けたようです。大手スーパーでは年間６千万枚の帳票が発生し、５年間保存するために必要な倉庫スペースが3000坪(日本情報処理開発協会 94年調査)との報告もあり、省資源の面だけからみても大きな効果が期待できます。 　 　 ☑申し込み書類など 　 金融機関や保険会社などでの契約書や申込書などは、その契約が有効な間は保管することが必要で、その量が膨大なものとなります。これらの書類は、支払い請求などがあったときには、すぐに取り出す必要があります。これまでは契約書などの原本は地方の倉庫などに保管し、通常はマイクロフィルムとしたり、光ファイルに取り込んで利用しているケースが多かったのですが、中には都心の一等地のビル内に原本を保管しているところもありました。 これらの書類は、申し込み番号や氏名など、特定の限られたキーワードをつけるだけで簡単にデータベース化できたことから、光ファイリングの典型例として使われました。 　 　 ☑社内での事務処理用書類 　 出張旅費清算などの書類は、最近はパソコンで入力する方法に置き換わりつつあります。伝票の入力から電子承認、経理上の手続き、データベース化と一連の決まった処理の流れを電子化するもので、ワークフローの典型的な事例です。 ワークフローを導入すれば、紙の書類は不要となりペーパーレスオフィスが実現するかのようにいわれる場合がありますが、このような定型的な事務処理の場合に限定した場合に限ります。 　 　 ☑予算書類など 　 予算関係の書類は定型であり、データベース化しやすい文書です。しかしこの書類は半年後の修正予算作成時と、1年後の次年度予算の作成時期までは、ほとんど参照しない文書であり、紙の書類としてバインダーに綴じる、あるいは電子データとして外部記録媒体に保存する、程度の取り扱いしかされていません。 　 　 ☑工場の運転日誌など 　 これまでは運転管理や、合理化などの解析用に使われるだけで、保管方法、保管基準などはすべて企業の自主性に任されていましたが、最近ではＩＳＯ9000やＰＬ法の対応のために保管が必要となっています。定型的な書類であり、ライン名、日付程度の簡単なキーワードを付与するだけでデータベース化も簡単なことから、光ファイルやマイクロフィルムで保管することも容易です。 　 　 ☑研究記録など　 報告告書とする場合は別で、通常は非定型文書のかたまりであるといっても過言ではないでしょう。貴重な資料であり大切に保管されるものですが、実験記録などの保管については保管方法についての明確な基準が無いところが多いようです。アメリカの先発明主義に対抗するためには、日常のメモのようなものまで保管基準を定める必要があるでしょう。（あるメーカーでは、決まった形式の実験ノートを支給し、使い終わった時にはこれを公証人役場に持ち込み、日付などについて証明をもらっているとのことです。） 研究報告書については定型書類としているところが多く、早くから社内データベースとしているところが多いようです。 　 　 ☑設計図面 　 機械や建築物などの設計図面、電気などの回路図は、最近ではＣＡＤを利用して作成したものが主流ですが、古いものは、ほとんどが紙に書かれたものです。最近でも、客先による図面の承認を受ける場合は、図面にサインや承認印をもらう必要があり、これが正式な最終図面となるため、どうしても紙の図面がなくなることは無いようです。 　 ☑カタログ類 　 技術部門や、営業部門では参考資料として大切なものです。最近はインターネットから、カタログをダウンロードすることもできるようになってきていますが、それはまだ主要製品のごく一部だけです。特に展示会などで入手できるカタログは、貴重な資料となります。 　 　 ☑新聞・雑誌の切り抜き 　 社会動向、技術動向、市場動向などを知る上で、新聞や雑誌は貴重な情報となります。このため新聞・雑誌から、必要と思われるものをピックアップすることは、どこでも行われています。 ＊著作権についての注意点 著作権について十分な注意が必要です。新聞のコピーは事実上黙認されてきましたが、2002年7月に違法であるとの見解が示されました。